Por qué es clave gestionar bien una situación de Incapacidad Temporal

1. Por qué es clave gestionar bien una situación de Incapacidad Temporal.

En muchas empresas, la situación de Incapacidad Temporal de alguna de las personas que forman parte de la plantilla se vive como un problema operativo: quién cubre el puesto, cómo reorganizar turnos o qué pasa con la nómina.

Sin embargo, cada proceso de Incapacidad Temporal (IT) tiene una dimensión:

• • Gestión documental: Seguridad Social y mutua.
  • Legal y laboral: derechos de la persona trabajadora y decisiones en la relación laboral).
  • De prevención de riesgos y clima interno.

Cada situación de IT implica una serie de trámites administrativos que se deben gestionar correctamente:

• • Cumplir plazos y obligaciones administrativas.
  • Evitar conflictos y sanciones laborales.
  • Proteger a la empresa frente a reclamaciones futuras.

2. Tipos de Incapacidad Temporal que debe conocer la empresa.

Sin entrar en profundidad en la materia, para lo cual es conveniente contactar con una asesoría y equipo de profesionales, es importante distinguir entre:

1. IT por contingencias comunes
   • Enfermedad común o accidente no laboral.
   • Normalmente gestionado por el servicio de atención primaria de los servicios públicos de salud y la Seguridad Social.
2. IT por contingencias profesionales
   • Accidente de trabajo o enfermedad profesional.
   • Gestionado por la mutua colaboradora o entidad equivalente.

La diferencia entre la calificación de la IT en función de la contingencia que lo origine tiene implicaciones en:

• • Quién asume el pago y en qué momento.
  • Las obligaciones de comunicación.
  • La posibilidad de realizar controles médicos por parte de la mutua.

3. Cómo se realiza la gestión en el inicio, confirmación y finalización de una Incapacidad Temporal de una persona trabajadora en la empresa.

Desde el 1 de abril de 2023, el servicio de salud ya no tiene la obligación de entregar copias de los partes de alta, baja o confirmación a la persona trabajadora, de tal modo que la persona trabajadora NO tiene la obligación de entregar dicha copia a la empresa.

El servicio de salud o, en su caso, la mutua comunicará al INSS los citados partes médicos de baja, confirmación o alta en los siguientes días.

De este modo, es el INSS quién comunica a la empresa la situación de la persona trabajadora y la fecha de efectos de la misma.

No obstante, sí se mantiene la obligación de las personas trabajadoras de informar a su empresa de la imposibilidad de acudir a su puesto de trabajo por motivo de salud.

4. Impacto en nómina: quién paga, qué y desde cuándo

En términos generales y sin tener en cuenta las particularidades de cada caso concreto, para lo cual será necesario que un profesional analice concretamente cada convenio colectivo:

• En IT por contingencias comunes (enfermedad común / accidente no laboral):
  • Días del 1 al 3: normalmente sin prestación, salvo mejora de convenio.
  • Días del 4 al 15: prestación económica pagada por la empresa.
  • Desde el día 16 en adelante: la prestación económica la paga la empresa a través de pago delegado, con cargo a la Seguridad Social o la mutua, salvo determinados supuestos en los que puede existir el pago directo.
• En IT por contingencias profesionales (accidente de trabajo / enfermedad profesional):
  • Día 1: abonado a cargo de la empresa.
  • Desde el día siguiente al inicio de la IT en adelante: la prestación económica la abona la empresa a través de pago delegado, con cargo a la mutua, salvo determinados supuestos.

5. Control médico de la IT: qué puede hacer la empresa.

Es habitual que surjan dudas cuando la IT se prolonga o reinciden episodios.

La empresa puede:

1. Remitir a la mutua, si procede.
   • En contingencias profesionales, la mutua suele llevar el seguimiento.
   • En algunas situaciones, la mutua puede citar a la persona afectada para comprobar su estado, con límites y garantías.
2. Solicitar revisión al INSS / inspección médica
   • En casos de IT con dudas razonables, se puede elevar la situación a la inspección médica o al INSS para revisión.

Lo que NO puede hacer la empresa:

• • Obligar a la persona trabajadora a acudir a un servicio médico concreto de su elección.
  • Interferir en la relación médica entre la persona afectada y su especialista médico.
  • Adoptar una postura discriminatoria respecto de la persona afectada.
  • Solicitar información excesiva respecto de la situación medica de la persona afectada y las previsiones de duración.

6. Comunicación con la persona en situación de IT: límites y buenas prácticas.

Mantener un cierto contacto con la persona en situación de IT es razonable, pero es necesario e importante mantener ciertas cautelas, garantías y límites.

Es fundamental mantener buenas prácticas, respeto y tono neutro, evitando contacto con la persona trabajadora, evitando contacto insistente, evitando comunicación por aspectos laborales, evitando preguntar causas médicas o posible duración de la IT.

Un contacto insistente, que presione para volver o que ponga en duda la veracidad de la IT, puede ser interpretado como acoso o vulneración de derechos.

7. Sustitución de la persona trabajadora en IT: opciones para la empresa.

La empresa puede:

1. Reorganizar internamente funciones
   • Repartir temporalmente tareas entre el equipo.
2. Formalizar un contrato de sustitución
   • Contratar a otra persona mientras dure la IT, indicando claramente el motivo en el contrato.
   • Es importante dejar bien recogida la causa (sustitución por IT) y la vinculación del contrato de sustitución al retorno de la persona sustituida.

8. ¿Se puede despedir a alguien que está en situación de IT?

Esta es una de las cuestiones más sensibles y conviene contactar con un equipo de profesionales debidamente cualificados.

Puntos clave a tener en cuenta:

• • Estar en situación de IT no impide de manera absoluta proceder a ejecutar un despido respecto a esa persona, pero cualquier decisión extintiva en ese contexto será especialmente escrutada por los tribunales.
  • Un despido motivado en la propia IT o en la enfermedad será calificado como nulo por vulneración de derechos fundamentales.
  • Es muy importante diferenciar entre:
    • Una decisión organizativa o disciplinaria real, acreditable, anterior a la IT y completamente desvinculada de ésta.
    • Una reacción directa a la situación de IT.

Recomendación clara para las empresas:

• • Antes de adoptar una decisión de despido respecto a una persona trabajadora en situación de IT, es esencial consultar con una asesoría laboral y documentar muy bien la causa y el contexto.

9. Errores frecuentes de las empresas al gestionar las situaciones de IT

Desde la práctica diaria, podemos destacar los errores recurrentes:

1. 1. No comunicar correctamente la baja a la asesoría / Seguridad Social.
   2. No aplicar correctamente el convenio (complementos, porcentajes, plazos).
   3. Hacer comentarios o presiones inadecuadas a la persona trabajadora en situación de IT.
   4. No documentar las comunicaciones y decisiones relacionadas con la IT.
   5. Tomar decisiones de despido improvisadas durante la IT sin análisis jurídico previo.

Estos errores aumentan el riesgo de conflicto, sanciones o reclamaciones judiciales.

10. Buenas prácticas para pymes de Vitoria-Gasteiz y Álava

Para gestionar correctamente las situaciones de IT, recomendamos:

1. 1. Protocolizar el procedimiento
      • Instrucciones claras a la plantilla sobre cómo comunicar la IT y la imposibilidad de acudir al puesto de trabajo.
      • Check-list interno para RRHH.: recepción de la noticia, registro, comunicación con asesoría, etc.
   2. Formar a mandos intermedios
      • Qué pueden preguntar y qué no.
      • Cómo gestionar la carga de trabajo y la comunicación con el equipo.
   3. Coordinarse con la asesoría laboral y la mutua
      • Verificar plazos, documentación y actuación en IT prolongadas o complejas.
   4. Separar lo médico de lo disciplinario
      • No mezclar incidencias de rendimiento anteriores con una IT reciente sin un análisis cuidadoso.

11. Cómo acompaña Asevi a las empresas en la gestión de las IT de su plantilla

En Asevi, como asesoría laboral con presencia en Vitoria-Gasteiz, ayudamos a las empresas a:

• • Diseñar protocolos claros para la gestión de IT..
  • Coordinar comunicaciones con la Seguridad Social y las mutuas.
  • Interpretar y aplicar correctamente el convenio colectivo en materia de IT.
  • Analizar casos complejos (IT de larga duración, reincidencias, posibles IT derivadas de accidente laboral, riesgos psicosociales).
  • Valorar las implicaciones legales de decisiones organizativas (sustituciones, cambios de puesto, posibles extinciones de contrato).

Nuestro objetivo es que la empresa:

• • Cumpla con la normativa.
  • Minimice riesgos legales.
  • Mantenga una relación laboral equilibrada y sostenible con su plantilla.

12. Preguntas frecuentes

¿Tiene que entregar la persona trabajadora un parte de baja a la empresa?

No, desde el 2023 no existe obligación por parte de las personas trabajadoras de entregar partes de baja, ya que esta situación se comunica telemáticamente por parte del servicio de salud. No obstante, la persona trabajadora sí tiene obligación de comunicar a la empresa la imposibilidad de acudir a su puesto de trabajo por motivos de salud para que ésta pueda organizar los turnos.

¿Puede la empresa llamar varias veces a la semana a la persona en situación de IT?

No, el contacto con la persona trabajadora durante la situación de IT debe ser limitado y neutro.

¿Es obligatorio contratar a alguien para sustituir a la persona en situación de IT?

No siempre, dependerá de la organización interna. Lo que sí es obligatorio es cumplir con la normativa en cuanto a tipología de contratación.

Conclusión

Cuando una persona trabajadora se encuentra en situación de IT, la empresa debe gestionar correctamente un proceso con implicaciones laborales, legales y humanas.

Para las empresas de Vitoria-Gasteiz y Álava, contar con un procedimiento claro y con el apoyo de una asesoría laboral especializada como Asevi es la mejor forma de:

• Evitar errores y conflictos.
• Tomar decisiones fundamentadas.
• Proteger la continuidad del negocio y el clima laboral.