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Inspección de Trabajo: qué documentación debe tener preparada una empresa
Una Inspección de Trabajo puede revisar múltiples aspectos de la actividad laboral de una empresa: contratos, nóminas, jornada, Seguridad Social, prevención de riesgos, igualdad, subcontratación o cumplimiento del convenio colectivo. Por eso, no basta con cumplir formalmente las obligaciones laborales. La empresa debe poder demostrarlo con documentación ordenada, actualizada y coherente.
Tener preparada la documentación laboral no significa actuar solo cuando llega una inspección. Lo recomendable es mantener un sistema interno de control que permita acreditar en todo momento cómo se contrata, cómo se paga, cómo se registra la jornada y cómo se gestionan las obligaciones laborales de la empresa.
Qué puede revisar la Inspección de Trabajo en una empresa
La Inspección de Trabajo puede actuar sobre distintas materias relacionadas con el cumplimiento laboral y de Seguridad Social. Entre las áreas más habituales se encuentran:
- contratación laboral;
- altas y bajas en Seguridad Social;
- jornada y registro horario;
- horas extraordinarias;
- contratos a tiempo parcial;
- nóminas y salarios;
- aplicación del convenio colectivo;
- prevención de riesgos laborales;
- igualdad y protocolos internos;
- subcontratación;
- falsos autónomos;
- cesión ilegal de trabajadores;
- trabajo de personas extranjeras;
- bonificaciones o incentivos aplicados por la empresa.
El régimen de infracciones y sanciones en el orden social está regulado por la LISOS, que clasifica las infracciones laborales y de Seguridad Social y establece el marco sancionador aplicable.
Documentación laboral básica que debe tener preparada la empresa
| Área | Documentación recomendable |
| Contratación | Contratos, anexos, comunicaciones, periodos de prueba, pactos específicos |
| Jornada | Registro horario, cuadrantes, turnos, calendario laboral, horas extra |
| Nóminas | Recibos salariales, justificantes de pago, pagas extra, variables, atrasos |
| Seguridad Social | Altas, bajas, variaciones, bases de cotización, RLC/RNT |
| Convenio | Convenio aplicable, tablas salariales, jornada anual, categorías o grupos |
| Prevención | Evaluación de riesgos, formación, información, EPIs, vigilancia de la salud |
| Igualdad | Registro retributivo, protocolo de acoso, plan de igualdad si procede |
| Subcontratación | Contratos mercantiles, certificados, coordinación preventiva |
Contratos de trabajo y anexos
La empresa debe conservar los contratos de trabajo y sus anexos. Es importante que cada contrato refleje correctamente:
- modalidad contractual;
- jornada;
- horario, si procede;
- centro de trabajo;
- grupo profesional;
- periodo de prueba;
- salario;
- convenio aplicable;
- cláusulas específicas;
- pactos adicionales.
En contratos a tiempo parcial, fijos discontinuos, contratos formativos o contratos temporales, la revisión debe ser especialmente cuidadosa, porque son modalidades con requisitos específicos.
Registro horario, jornada y horas extraordinarias
La documentación sobre jornada es una de las más relevantes. La empresa debe poder acreditar la jornada diaria realizada por cada persona trabajadora.
Conviene tener preparada esta documentación:
- registro horario diario;
- cuadrantes de turnos;
- calendario laboral;
- solicitudes de cambios de turno;
- justificantes de ausencias;
- vacaciones aprobadas;
- horas extra autorizadas;
- compensación o pago de horas extra;
- pactos de horas complementarias en contratos parciales.
La falta de registro o la existencia de registros incoherentes puede generar problemas ante una inspección o una reclamación laboral.
Nóminas, salarios y justificantes de pago
La Inspección puede revisar si la empresa está abonando correctamente los salarios conforme al convenio colectivo aplicable y si cotiza por los conceptos correspondientes.
Es recomendable conservar:
- nóminas firmadas o con acreditación de entrega;
- justificantes bancarios de pago;
- liquidaciones complementarias;
- pagas extraordinarias;
- atrasos de convenio;
- bonus o variables;
- dietas y gastos;
- justificantes de conceptos extrasalariales;
- finiquitos.
Un error frecuente es conservar la nómina, pero no el justificante de pago. La empresa debe poder acreditar tanto el cálculo como el abono efectivo.
Seguridad Social: altas, bajas y cotización
La documentación de Seguridad Social es esencial para acreditar que la empresa ha comunicado correctamente las altas, bajas, variaciones y cotizaciones.
Debe revisarse:
- alta previa al inicio de la prestación;
- baja en plazo;
- variaciones de jornada;
- cambios de grupo de cotización;
- bases de cotización;
- liquidaciones;
- bonificaciones aplicadas;
- contratos bonificados;
- documentación justificativa de incentivos.
Este punto es especialmente sensible cuando la empresa utiliza contratos a tiempo parcial, sustituciones, bonificaciones o trabajadores con cambios frecuentes de jornada.
Convenio colectivo aplicable
El convenio colectivo condiciona salario, jornada, permisos, pluses, categorías, vacaciones y régimen disciplinario. Por eso, la empresa debe poder justificar por qué aplica un determinado convenio.
La documentación puede incluir:
- convenio colectivo aplicable;
- tablas salariales actualizadas;
- calendario laboral según jornada anual;
- clasificación profesional;
- comunicaciones internas;
- revisión de pluses y complementos;
- comparativa de jornada pactada y jornada real.
Aplicar un convenio incorrecto puede generar reclamaciones salariales, diferencias de cotización y conflictos con la plantilla.
Prevención de riesgos laborales
En materia preventiva, la empresa debe acreditar que ha evaluado los riesgos y ha informado y formado a la plantilla.
Documentación habitual:
- evaluación de riesgos;
- planificación preventiva;
- formación en prevención;
- entrega de información preventiva;
- vigilancia de la salud;
- entrega de EPIs;
- investigación de accidentes;
- coordinación de actividades empresariales;
- documentación de empresas subcontratadas.
La prevención no debe verse como una obligación aislada, sino como parte de la gestión laboral ordinaria.
Igualdad, registro retributivo y protocolo de acoso
La empresa también debe revisar sus obligaciones en materia de igualdad y prevención del acoso.
Puede ser necesario conservar:
- registro retributivo;
- protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo;
- plan de igualdad, si la empresa está obligada;
- diagnóstico de igualdad, si procede;
- comunicaciones internas;
- documentación de la comisión negociadora;
- medidas implantadas.
Aunque no todas las empresas están obligadas a tener plan de igualdad, sí deben prestar atención a otras obligaciones laborales en esta materia.
Subcontratación y empresas externas
Si la empresa contrata servicios externos, debe conservar documentación que acredite que la relación mercantil está bien delimitada y que se cumplen las obligaciones laborales y preventivas correspondientes.
Conviene conservar:
- contrato mercantil;
- certificados de estar al corriente;
- documentación de Seguridad Social;
- coordinación de actividades empresariales;
- acreditación de formación preventiva;
- delimitación de funciones;
- medios aportados por la contratista;
- comunicaciones relevantes.
La falta de separación entre empresa principal y contratista puede generar riesgos de responsabilidad o incluso indicios de cesión ilegal.
Errores frecuentes ante una Inspección de Trabajo
Algunos errores habituales son:
- no tener registro horario completo;
- aplicar un convenio incorrecto;
- no conservar justificantes de pago;
- no documentar horas complementarias;
- usar contratos parciales con jornadas reales superiores;
- carecer de calendario laboral;
- no actualizar tablas salariales;
- no acreditar formación preventiva;
- no disponer de protocolo de acoso;
- no controlar la documentación de subcontratas;
- tener contratos sin correspondencia con las funciones reales.
Cómo preparar la empresa antes de una inspección
La preparación debe ser preventiva. Lo recomendable es revisar periódicamente:
- contratos y anexos;
- convenio colectivo;
- nóminas y justificantes de pago;
- registro horario;
- vacaciones y permisos;
- altas, bajas y cotización;
- prevención de riesgos;
- igualdad y protocolos;
- subcontratación;
- documentación de sanciones o despidos.
Una empresa que tiene su documentación ordenada puede responder con más seguridad y reducir riesgos ante cualquier requerimiento.
Preguntas frecuentes sobre Inspección de Trabajo
¿Qué documentación puede pedir la Inspección de Trabajo?
Puede solicitar contratos, nóminas, justificantes de pago, registro horario, altas y bajas en Seguridad Social, calendario laboral, documentación preventiva, registro retributivo, protocolos internos y documentación de subcontratas, entre otros documentos.
¿Puede Inspección pedir el registro horario?
Sí. El registro horario es una de las documentaciones laborales más relevantes para acreditar la jornada diaria realizada por la plantilla.
¿Qué pasa si la empresa no tiene justificantes de pago de nóminas?
Puede tener dificultades para acreditar el abono efectivo del salario, aunque tenga las nóminas emitidas. Por eso conviene conservar justificantes bancarios o medios de prueba equivalentes.
¿La empresa debe conservar documentación de trabajadores que ya no están?
Sí. Es recomendable conservar documentación laboral durante los plazos legalmente relevantes, especialmente en materia salarial, laboral, fiscal y de Seguridad Social.
¿Qué documentación suele faltar en las pymes?
Los fallos más frecuentes suelen aparecer en registro horario, actualización de convenio, justificantes de pago, control de vacaciones, prevención de riesgos, protocolo de acoso y documentación de contratos a tiempo parcial.
En Asevi ayudamos a empresas a revisar su documentación laboral, preparar auditorías preventivas y corregir posibles riesgos antes de una Inspección de Trabajo. Nuestro equipo puede analizar contratos, nóminas, jornada, Seguridad Social, prevención, igualdad y obligaciones documentales de la empresa.
