Legalización de libros contables y societarios: una obligación clave cada abril

 Cada año, las sociedades mercantiles cuyo ejercicio fiscal coincide con el año natural deben cumplir una obligación esencial antes del 30 de abril: legalizar por vía telemática sus libros contables y societarios en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social.

Este trámite es mucho más que una simple formalidad. Su incumplimiento puede acarrear responsabilidades para los administradores, especialmente si se demuestra que ha causado perjuicios a la sociedad.

¿Qué libros deben legalizarse?

Las sociedades deben legalizar dos tipos de libros: contables y societarios.

1. Libros contables obligatorios:

• Libro Diario: donde se recogen todas las operaciones económicas, día a día.

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: que contiene balances, sumas y saldos trimestrales, cuenta de pérdidas y ganancias y el balance de situación.

Adicionalmente, aunque no obligatorios, se pueden legalizar otros como el Libro Mayor o libros específicos para el IVA.

2. Libros societarios:

• Libro de Actas: recoge los acuerdos adoptados en las reuniones de la Junta General y del Consejo de Administración. Es obligatorio su uso anual. Cada acta debe incluir información detallada sobre la reunión, los asistentes, los acuerdos alcanzados, y ser aprobada formalmente.

• Libro Registro de Socios (en las SL) o Libro Registro de Acciones Nominativas (en las SA): incluyen los datos de los socios o accionistas, las transmisiones de participaciones o acciones, y sus derechos.

Cabe destacar que en caso de ser socio único, también es necesario documentar las decisiones tomadas en actas con todos los datos requeridos.

Consecuencias del incumplimiento

No legalizar los libros puede derivar en consecuencias legales importantes:

• Sanciones económicas por parte del Registro Mercantil.

• Responsabilidad personal de los administradores si la falta de legalización perjudica a la sociedad.

• Presunciones negativas en juicio: los libros legalizados sirven como prueba sólida en litigios; sin legalización, su contenido carece de valor probatorio.

• Calificación culpable en un concurso de acreedores, con consecuencias personales para los administradores.

Además, la Ley General Tributaria exige conservar todos los libros, documentación y justificantes durante al menos seis años desde su último asiento, incluso en caso de cese o disolución.

Conservación documental y depósito de cuentas

Según la Ley General Tributaria y el Código de Comercio, todos los libros, justificantes y documentación contable deben conservarse durante al menos seis años. Esta obligación subsiste incluso después del cese de la actividad o la disolución de la sociedad, recayendo en este último caso en los liquidadores.

En cuanto al depósito de las cuentas anuales, el plazo límite es el 30 de julio de 2025, una vez hayan sido aprobadas por la Junta General de socios.

Cumplir con la legalización de libros contables y societarios es clave para evitar sanciones y proteger tu empresa. En nuestra asesoría en Vitoria te ofrecemos el apoyo profesional que necesitas para cumplir con la normativa y gestionar tu negocio con seguridad.